Resumen Ejecutivo
El Sistema de Gestión Escolar Integral (SGEI) es una plataforma web diseñada para automatizar y optimizar los procesos administrativos y académicos del colegio, incluyendo control de asistencia, gestión de notas, agenda escolar y comunicación entre los diferentes actores de la comunidad educativa.
Objetivos del Proyecto
Objetivo General
Desarrollar e implementar un sistema integral que digitalice y optimice los procesos de gestión académica, administrativa y de comunicación del colegio, mejorando la eficiencia operativa y la experiencia de estudiantes, docentes y padres de familia.
Objetivos Específicos
- Automatizar el registro y control de asistencia de estudiantes
- Digitalizar la gestión de calificaciones y boletines académicos
- Implementar una agenda escolar digital compartida
- Facilitar la comunicación entre docentes, estudiantes y padres
- Generar reportes académicos y estadísticos automatizados
- Reducir el uso de papel en procesos administrativos
- Centralizar la información académica en una plataforma segura
Alcance del Proyecto
Dentro del Alcance ✅
Módulos Principales:
- Módulo de Control de Asistencia: Registro diario, justificación de inasistencias, reportes y notificaciones.
- Módulo de Gestión Académica: Registro de calificaciones, cálculo de promedios, boletines y historial académico.
- Módulo de Agenda Escolar: Calendario académico, programación de eventos, tareas y recordatorios.
- Módulo de Gestión de Usuarios: Perfiles diferenciados (Admin, Docente, Estudiante, Padre) y control de acceso.
- Módulo de Comunicación: Mensajería interna, notificaciones por email, avisos y circulares.
- Módulo de Reportes: Académicos consolidados, estadísticas de rendimiento y asistencia, exportación de datos.
Fuera del Alcance (Fase Inicial) ❌
- Gestión financiera y facturación
- Sistema de matrícula en línea
- Plataforma de videoconferencias integrada
- Aplicación móvil nativa (solo versión web responsive)
- Gestión de biblioteca y control de inventario
Requerimientos de Alto Nivel
Requerimientos Funcionales
- El sistema debe permitir registro de asistencia en tiempo real.
- Debe calcular automáticamente promedios y estadísticas académicas.
- Debe enviar notificaciones automáticas configurables.
Requerimientos No Funcionales
- Seguridad: Encriptación de datos, autenticación segura, backup automático.
- Rendimiento: Tiempo de respuesta menor a 3 segundos.
- Disponibilidad: Uptime del 99.5% en horario escolar.
- Usabilidad: Interfaz intuitiva, accesible para usuarios no técnicos.
- Escalabilidad: Soportar hasta 2,000 usuarios concurrentes.
Riesgos Iniciales
| Riesgo | Probabilidad | Impacto | Estrategia de Mitigación |
|---|---|---|---|
| Resistencia al cambio por parte de docentes | Media | Alto | Plan de capacitación y acompañamiento continuo |
| Pérdida de datos durante migración | Baja | Crítico | Backups múltiples y proceso de migración por fases |
| Retrasos en el desarrollo | Media | Alto | Metodología ágil con entregas incrementales |
Cronograma de Alto Nivel
- Fase 1: Planificación y Análisis
- Fase 2: Diseño
- Fase 3: Desarrollo
- Fase 4: Pruebas y Capacitación
- Fase 5: Implementación y Despliegue
Criterios de Éxito
- Adopción del sistema por al menos el 90% de docentes en 3 meses.
- Reducción del tiempo de generación de reportes en un 70%.
- Satisfacción de usuarios mayor al 80% en encuestas.
- Disponibilidad del sistema mayor al 99% en horario escolar.
- Reducción del uso de papel en un 60%.
Aprobaciones
Director del Colegio
Coordinador Académico
Líder del Proyecto
Firma y Fecha de Aprobación